Das erste eigene Büro – Mit dieser Liste kann nichts mehr schief gehen!

Egal ob Sie am Anfang Ihrer Selbständigkeit stehen oder bisher an Ihrem Schreibtisch von Zuhause aus gearbeitet haben und nun den nächsten Schritt gehen wollen. Vor der Entscheidung in das erste eigene Büro zu ziehen steht fast jeder Selbständige früher oder später. Wie viele Büroräume brauche ich? Die Einrichtung lieber leasen oder kaufen? Beschäftigen Sie im Moment genau diese Fragen? Dann gibt Ihnen dieser Beitrag die passenden Antworten.

Büros mit idealer Lage finden

Der erste Schritt hin zum eigenen Büro ist die Suche nach geeigneten Büroräumen. Es gibt viele Faktoren, die für Gründer und Unternehmen wichtig sind. Zu ersteren, spielen Punkte wie Kosten, Nähe zum eigenen Wohnort und Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel eine große Rolle.

Im Vorfeld sollten Sie sich überlegen, welche Ansprüche Ihre Büroräume erfüllen müssen. Brauchen Sie einen großen Konferenzraum, um Kunden zu empfangen? Ist eine Office-Küche von Nöten, oder reicht eine Kaffeemaschine am Arbeitsplatz? Liegt das Büro in Bahnhofsnähe oder in unmittelbarer Gegend einer Haltestelle für Bus beziehungsweise Straßenbahn? Machen Sie sich eine Liste mit den Dingen, die Sie für wichtig erachten und die Sie wirklich brauchen.

Ebenfalls hilfreich ist eine Auflistung von Pros und Contras bezüglich der Lage. Ein Pro könnte ein geringer Gewerbesteuer-Hebesatz sein. Ein Contra Punkt wäre, wenn das neue Büro in einem Ballungszentrum mit hoher Lärmbelastung liegt. Entscheiden Sie für sich, mit welchen Einschränkungen Sie leben können und was für positive Faktoren Ihr Herz für eine bestimmte Gegend höherschlagen lässt.

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Haben Sie bei Ihren Überlegungen immer Ihr Budget im Hinterkopf. Die tollsten und modernsten Büroräume bringen Sie nicht weiter, wenn nach drei Monaten die Zahlung der Miete nicht mehr gewährleistet ist. Legen Sie fest, wie hoch die monatliche Belastung sein darf, sodass Sie diese tragen können.

Digitale Infrastruktur

In der immer rasanten voranschreitenden Digitalisierung gibt es kein Geschäftsmodell mehr, welches nicht in irgendeiner Art und Weise mit dem Internet in Berührung steht. Mit Sicherheit verwenden Sie E-Mails und Online-Tools in Ihrer täglichen Arbeit oder Ihr gesamtes Business findet Online statt.

Die Anbindung an das Internet spielt bei der Auswahl der neuen Büroräume also eine wichtige Rolle. Ein günstiges Büro in ländlicher Gegend kann auf den ersten Blick verlockend sein und womöglich liegt es nicht weit entfernt von Ihrem Zuhause, was einen kurzen Anfahrtsweg bedeutet. Haben die großen Internet- und Kommunikationsprovider bisher spärlich mit Klingeldraht für eine Unterversorgung an Bandbreite gesorgt, wird die tägliche Arbeit für Sie, Ihre Mitarbeiter und Kollegen schnell zu einem Frustfaktor.

Machen Sie also vorab eine Abfrage der Bandbreite bei den bekannten Anbietern. Häufig finden Sie dafür ein spezielles Formular auf den Webseiten von Vodafone und Co., mit dem Sie genau ermitteln können, welche Geschwindigkeit an Ihrem Standort möglich ist. Erfüllt das neue Büro all Ihre Anforderungen bis auf das Internet, können Sie sich beim Provider nach dem aktuellen Stand des Netzausbaus erkundigen. Eventuell steht ein Ausbau kurz bevor und Sie können die Zeit bis dahin mit einer Übergangslösung überbrücken.

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Die Bürosuche

Sind Sie sich im Klaren darüber, welche Ansprüche Sie an Ihre neuen Büroräume haben, können Sie sich entspannt auf die Suche machen. Die Möglichkeiten hierzu sind nahezu grenzenlos. Die naheliegendste Variante ist die Suche über Online Immobilienportale. Webseiten, wie zum Beispiel immobilienscout24 oder immowelt, zeigen Ihnen anhand Ihrer vorher ausgewählten Kriterien die für Sie besten Ergebnisse an.

Gerade als Gründer sind Sie häufig darauf bedacht Ihr Budget beisammen zu halten. Machen Sie sich selbst auf die Suche entfällt in der Regel die Makler-Gebühr. Eine Ausgabe, die Sie also einsparen können. Ein weiterer Vorteil bei der Suche über Immobilienportale sind Inserate von Privatpersonen. Sie finden auf diese Weise Büros, die Ihnen ein Makler unter Umständen nicht zeigen würde.

Möchten Sie mit der Suche nach Ihrem ersten eigenen Büro keine Zeit verlieren und sich lieber auf die Kernthemen in Ihrem Unternehmen konzentrieren, können Sie einen Makler engagieren. Dieser sucht für Sie, nach Ihren vorher definierten Auswahlkriterien, geeignete Immobilien für Ihren neuen Arbeitsplatz. Für seine Arbeit nimmt der Makler eine Gebühr, die Sie in Ihr Budget für die Bürosuche mit einberechnen sollten.

Die meisten Inserate für Geschäftsräume geben einen Quadratmeterpreis an. Beachten Sie, dass die Angabe in der Regel ohne Nebenkosten ist. Fragen Sie beim Vermieter den Warm-Preis an, um sich die monatlichen Kosten ausrechnen zu können. Ausgaben für Internet und Kommunikation sollte in Ihre Rechnung mit einfließen.

Coworking Spaces

Eine Budget-Freundliche Variante für das erste eigene Büro sind sogenannte Coworking Spaces. Hier mieten Sie einen einzelnen Raum oder einen Arbeitsplatz in einem Großraumbüro an. Sie arbeiten mit vielen weiteren Gründern, Start-Ups und Freiberuflern in einem Gebäude. Perfekte Voraussetzungen für gutes Netzwerken. Die neuen Kollegen könnten gute Kontakte werden, mit denen Sie Synergien austauschen können.

Ein weiterer Vorteil von Coworking Spaces sind die kurzen Kündigungsfristen. Einige Anbieter bieten die Vermietung von Arbeitsplätzen oder Konferenzräumen Stunden- beziehungsweise tageweise an. Die Kosten sind überschaubar und bieten Ihnen maximale Flexibilität für Ihr Unternehmen.

Die richtige Einrichtung macht den Unterschied

Ihr neuer Arbeitsplatz sollte von Beginn an richtig eingerichtet sein. Nichts ist ärgerlicher, als aus dem Arbeitsfluss zu kommen, weil etwas fehlt. Neben einem anständigen Schreibtisch und Bürostuhl, gehört die passende Technik dazu. Vorausgesetzt natürlich, Sie bringen Ihr Arbeitsgerät nicht von Zuhause mit.

Bei der Auswahl des richtigen Schreibtisches gibt es viele Faktoren, die Sie beachten sollten. Ein höhenverstellbares Modell macht Sinn, sodass Sie und Ihre Kollegen die Möglichkeit haben im Stehen zu arbeiten. Das ist zum einen gut für die Haltung und beugt Rückenbeschwerden vor. Sie können mit einem in der Höhe verstellbaren Schreibtisch von Zeit zu Zeit den Rücken entlasten.

Ständiges Sitzen ist Gift für den Körper. Aber mit einem passenden, ergonomischen Bürostuhl können Sie dem Übel entgegenwirken. Damit Sie Ihr Unternehmen lange und mit vollster Gesundheit führen können, sparen Sie nicht an den falschen Enden. Ein hochwertiger Stuhl ist eine gute Investition in Ihre Gesundheit und die Ihrer Kollegen beziehungsweise Mitarbeiter und damit in Ihr Unternehmen.

Schaffen Sie sich ausreichend Stauraum an Ihrem Arbeitsplatz, um nicht durch das Chaos auf Ihrem Schreibtisch abgelenkt zu werden. Büroartikel wie zum Beispiel Ablagefächer und Stifte Halter helfen Ihnen für Ordnung zu sorgen. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz macht die Gedanken frei für Ihre eigentliche Arbeit.

Bringen Sie Ihren Arbeitscomputer von Zuhause mit, haben Sie in der Regel das gesamte Equipment zusammen. Statten Sie Ihren Arbeitsplatz komplett neu aus, können Sie bei der Auswahl von Bildschirm, Tastatur und Maus ebenfalls auf Ergonomie achten. Ein Bildschirm mit mindestens 20 Zoll und einer Verstellbarkeit in Höhe und Blickwinkel beugt lästige Nackenschmerzen vor. Das Bild sollte einen gewissen Qualitätsstandard erfüllen, um die Belastung der Augen zu verringern.

Eine Tastatur mit einer gebogenen Ablage für die Handgelenke sorgt dafür, dass Ihre Arme auf einer Höhe mit Ihren Handgelenken aufliegen. Ihre Sehnen werden weniger stark belastet. Bei der Auswahl Ihrer Computermaus spielt die Größe eine entscheidende Rolle. Gehen Sie am besten in einen Elektronikmarkt und nehmen Sie die verschiedenen Modelle in die Hand. Wenn Sie die Maus bequem mit der Hand führen und die Tasten bedienen können, ist alles in Ordnung.

Den Raum gestalten

Gönnen Sie sich gleich zu Beginn ein paar Zimmerpflanzen und Wandbilder mit Motiven, die Sie motivieren. Richten Sie sich Ihren Raum ein, sodass Sie sich wohlfühlen. Schließlich verbringen Sie hier viel Zeit. Kommen Sie jeden Tag in ein Provisorium oder lieblos gestalteten Raum, kann das Ihre Motivation schnell Richtung Keller bewegen und Ihr arbeiten beeinflussen. Vernachlässigen Sie nicht die Büros Ihrer Kollegen und Mitarbeiter. Ein gutes, ansprechendes Ambiente sorgt dafür, dass sie gerne zur Arbeit kommen.

Sind Sie nicht unbedingt mit einem grünen Daumen gesegnet, sollten Sie trotzdem nicht auf Pflanzen verzichten. Sie eignen sich prima als Sichtschutz in einem Großraumbüro, das Grün wirkt beruhigend und Pflanzen sorgen für frischen Sauerstoff. Einige Arten brauchen außer etwas Wasser nicht viel. Für Büros eignet sich der klassische Gummibaum oder eine Yucca-Palme. Kakteen sind ebenfalls sehr beliebt.

Sorgen Sie für ausreichend gute Beleuchtung. Soviel Tageslicht wie möglich lautet die Devise. Ist das aus baulichen Gründen nicht möglich, könnten Gadgets wie eine Tageslichtlampe helfen. Im Winter beugt Sie Depressionen vor und wirkt generell Müdigkeit entgegen. Helligkeit hält wach und Sie bleiben konzentriert.

Die Farbe der Wände im Raum können Ihren Gemütszustand genauso beeinflussen. Weiße Wände sorgen zwar für einen hellen Raum, können aber auch langweilig sein. Mit Farbakzenten lockern Sie Ihren Arbeitsplatz auf. Blau sorgt beispielsweise für mehr Kreativität, Grün lässt Sie entspannen und Orange steigert Ihre gute Laune. Alles was Sie beim Arbeiten unterstützt, ist erlaubt!
 

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Büromöbel und Technik leasen

Die Kosten für eine neue Einrichtung und IT können gewaltig sein und gerade für Sie als Gründer das Budget etwas überstrecken. Häufig kommen neben Schreibtisch und Bürostuhl noch Regale, Schränke, Kommoden und ein Besprechungstisch hinzu. Haben Sie Mitarbeiter und Kollegen, müssen Sie weitere Büros ausstatten. Eine Möglichkeit, diesen großen Posten überschaubarer zu halten und Ihre Liquidität zu schonen, ist das Leasen von der Einrichtung.

Beim Leasen überlässt Ihnen der Anbieter die Büromöbel gegen ein entsprechendes, monatliches Entgelt. Geregelt werden die Einzelheiten in einem Nutzungsvertrag. Kosten für eventuelle Reparaturen, Wartungen und Austauschgeräte sind häufig in der Leasingrate inbegriffen oder werden gesondert mit dem Leasing-Anbieter vereinbart.

Nicht nur Büromöbel können geleast werden. Computer und andere technische Geräte, wie zum Beispiel ein Kaffeevollautomat, gibt es genauso als Leasing-Variante. Ein Vorteil beim Leasen von IT-Geräten ist, dass Sie am Ende der Laufzeit, häufig ohne Aufpreis, gegen ein aktuelleres Modell tauschen können und Ihr Vertrag sich verlängert. So sind Sie den immer schnellen steigenden technischen Anforderungen bestens gewappnet.

Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, nach Ende der Laufzeit, eine Kaufoption auf die geleasten Gegenstände zu haben. Sie können die Einrichtung danach einfach weiter nutzen.

Die Vor- und Nachteile die Einrichtung zu leasen

Vorteile:

  • Nach Ende der Vertragslaufzeit können Sie die Möbel und Technik erwerben
  • Bei Erneuerung des Vertrags bekommen Sie aktueller und neuere Modelle
  • Leasingraten sind transparent und kalkulierbar
  • Die monatlichen Kosten sind zu 100% als Betriebsausgabe absetzbar

 

Nachteile:

  • Es können zusätzliche Kosten für Wartung und Reparatur entstehen
  • Leasingverträge haben in der Regel eine feste Laufzeit mit schlechten Kündigungsfristen
  • Das Monatsbudget wird verringert

Fazit

Die Suche und Einrichtung Ihres ersten eigenen Büros ist ein spannender nächster Schritt für Sie als Gründer. Sie sollten diese Aufgabe nicht leichtfertig angehen oder auf die leichte Schulter nehmen. Eine ordentliche Planung und Recherche helfen Ihnen, die für Sie passende Lösung zu finden. Egal ob Sie alleine oder mit Kollegen ein neues Büro beziehen, der Ablauf bleibt derselbe:

  • Machen Sie sich eine Liste mit allen Anforderungen an Ihren zukünftigen Arbeitsort
  • Stellen Sie Pros und Contras der Lage gegenüber
  • Haben Sie stets Ihr Budget im Hinterkopf
  • Denken Sie auch an Dinge, wie die Internetanbindung
  • Wollen Sie auf eigene Faust suchen, oder beauftragen Sie einen Makler?
  • Überlegen Sie, ob alternative Arbeitskonzepte wie zum Beispiel Coworking Spaces eine Option sind
  • Erleichtern Sie sich Ihr arbeiten mit guten, ergonomischen Büromöbeln und Technik
  • Gestalten Sie den Raum, in dem Sie und Ihre Kollegen arbeiten hell und freundlich, dass Sie dort gerne arbeiten
  • Recherchieren Sie, ob Sie Ihre Büromöbel kaufen oder eine Leasing-Option in Frage kommt

Sie sehen: Gute Planung ist die halbe Miete. Gehen Sie die Suche nach Ihrem ersten eigenen Büro entspannt entgegen. Wenn Sie die oben genannten Punkte beherzigen, sitzen Sie schon bald und ungestresst an Ihrem neuen Arbeitsplatz.