Deshalb ist auf die richtige Empfangstheke nicht zu verzichten

Der erste Eindruck eines Unternehmens entsteht bei der Begrüßung von Kunden und Geschäftspartnern. Gleichzeitig ist der Willkommensbereich ein Arbeitsplatz für das Empfangspersonal. Eine gut gestaltete Empfangstheke ist deshalb vor allem funktional und in zweiter Linie optisch einladend.

In welchen Branchen ist eine Empfangstheke wichtig?

Jedes Unternehmen mit regelmäßigem Publikumsverkehr braucht eine Empfangstheke. Dies sind Kanzleien und Praxen von medizinischen Unternehmen, Salons und Hotels oder Frisöre und Agenturen. Dabei kommt dem Empfangstresen an oberster Stelle eine psychologisch positive Wirkung zu. Besucher fühlen sich sofort beim Eintritt in den Raum aufgehoben. Sie haben einen Ansprechpartner, und sei dies nur für eine freundliche Begrüßung und Aufnahme. Viele Arbeitsschritte wie die Aufnahme von Kundendaten, die Bearbeitung von Reklamationen, Beratungsgespräche oder Abrechnungen werden an der Empfangstheke durchgeführt.

Empfangsmöbel eignen sich auch für Beratungs- und Bewerbungsgespräche sehr gut. Sie geben jedem Eintretenden das Gefühl, hier kompetent behandelt zu werden. Sehr häufig kommen Besucher mit vorher vereinbarten Terminen zum Unternehmen. Für diese liegen entsprechende Unterlagen hinter dem Empfangstresen griffbereit. Das Empfangspersonal kann – für den Eintretenden nahezu unsichtbar – erforderliche Tätigkeiten durchführen, ohne den Gesprächskontakt mit dem Kunden oder Geschäftspartner zu unterbrechen. Dadurch bleibt diesem das unangenehme Empfinden des Wartens erspart, selbst dann, wenn er eigentlich noch nicht anderweitig betreut wird.

Aufteilung am Empfangstresen

Wichtig für das aufgehobene Empfinden ist eine ansprechende Gestaltung des Bereichs. Er soll klar in Arbeits- und Gesprächsbereiche aufgeteilt sein. Von außen wirkt eine optimale Empfangstheke aufgeräumt und sauber. Hinter dem Anblick für Besucher ist sie wie ein Arbeitsplatz im Büro in Greif- und Ablagebereiche gegliedert. Durch Fächer auf zwei Thekenetagen entsteht Stauraum auch in kleinen Bürobereichen. Das Abarbeiten nötiger Handgriffe gelingt dadurch schnell, weil alles übersichtlich einsortiert ist.

Werden an der Empfangstheke zugleich Beratungs- oder Bewerbungsgespräche geführt, muss sie zusätzlich Platz zur Bewirtung bieten. Ein kleiner Kaffeeautomat oder einige Getränke und Snacks können in der Nähe bereitstehen. Beim tatsächlichen Gespräch kann der Empfangsbedienstete die Bewirtung vornehmen, ohne sich vom Treffpunkt zu entfernen. Wiederum wird dadurch unnötige Wartezeit für Besucher verkürzt. Bei der Aufteilung soll an der Empfangstheke auch ein eigener Platz für Telefonarbeit eingerichtet werden. Am besten steht das Telefon sichtbar für die Gäste. So fühlen sich diese im Fall eines nötigen Telefonats noch fürsorglicher betreut.

Optimale Größe der Empfangsmöbel

Für die Auswahl einer optimalen Empfangstheke sollten diese ungefähren Regeln bei der Thekengröße beachtet werden:

  • In kleinen Empfangsbereichen sieht eine einfache Thekenplatte mit Empfangs- und Arbeitsbereichen einladend aus. Größere Arrangements würden sperrig wirken.
  • Für ein großes Büro sollte auch der Empfangsbereich groß gestaltet sein. Nichts wirkt kahler als minimalistische Empfangsmöbel weit hinter der Eingangstür mit viel Leerflächen dazwischen.
  • In winkligen Räumen kann ein kleiner Empfangstresen gut über Eck oder im Halbrund platziert werden. Das spart Platz und lässt optisch eine bessere Raumtiefe entstehen.
  • Passend zur bereits vorhandenen Einrichtung sollten die neuen Empfangsmöbel nicht wie nachträglich hingestellt aussehen. Ideal ist ein Integrieren der Empfangstheke, beispielsweise zwischen Schreibtisch und Aktenschrank, auf jeden Fall nicht in der Raummitte oder zu knapp vor der Eingangstür.
  • Mit der Größe und Aufteilung der Empfangstheke sollen sich später nicht nur die Besucher, sondern auch die Mitarbeiter wohlfühlen.

Geeignete Materialien für eine Empfangstheke

Die Wirkung am Empfangstresen auf Besucher lässt sich durch die Wahl passender Materialien erzielen. Diese reinen oder gemischten Materialien sind für moderne Empfangsmöbel häufig in Verwendung:

Naturmaterial Holz

Holz ist ein traditionelles Material von behaglicher Wirkung. Seine Beständigkeit über viele Jahrzehnte bewerten Besucher unterbewusst mit einer ebenfalls beständigen Unternehmensphilosophie. Dies weckt Vertrauen auf den ersten Blick.

Kombination aus Holz und Glas

Eine eher leicht wirkende Büroeinrichtung würde von einer reinen Empfangstheke aus Holz optisch erschlagen werden. Durch die Verwendung von Trennscheiben, Thekenplatten oder anderen Komponenten aus Glas wirkt der Bereich zugänglicher. Für Empfangsbereiche in Unternehmen mit besonderen hygienischen Anforderungen vermittelt die Kombination Holz-Glas gleichzeitig Reinlichkeit. Auch insgesamt eher dunklere Räumlichkeiten wirken durch Glaselemente heller.

Kombination aus Holz und Metall

Beliebt für moderne Empfangsmöbel sind mindestens Kanten, häufig auch Schmuckelemente aus Leichtmetall. Die optische Wirkung dieser Holz-Metall-Kombination ist avantgardistisch und elegant. Die Flächen einer solchen Empfangstheke sind äußerst robust und gleichzeitig pflegeleicht. Auch ist das Gesamtgewicht dieser Möblierung geringer als beim reinen Einsatz von Holz.

Sauberer Auftritt mit Glas und Kunststoff

Für die Gestaltung der Empfangstheke bietet sich außerdem eine Kombination aus Glas und Kunststoff an. Dabei überwiegen Platten aus Glas, die von Kunststoff umrandet sind. Möglich ist es auch, nur den Ansprechbereich gläsern zu halten und rechts wie links blickdichte Arbeitsbereiche aus Kunststoff anzulegen.

Gute Beleuchtung am Empfangstresen

Gutes Licht ist ebenso wichtig für Besucher und Mitarbeiter wie eine ansprechende Gestaltung der Empfangstheke. Am direkten Empfangsbereich sollte die Beleuchtung nicht zu hell sein. Besser für sanfte Empfangsstimmung ist warmweißes Licht, gerne etwas gedimmt. Am Platz der Abfertigung muss dagegen klares, helleres Licht eingesetzt werden. Hier füllen Menschen Formulare aus, lesen sich Unterlagen durch oder suchen nach Zetteln. Vor allem Unternehmen mit viel älterem Publikum sollten dementsprechend direkt, aber auch hier nicht zu grell oder kalt, für eine ordentliche Ausleuchtung sorgen. Schick und im Trend ist indirekte Beleuchtung. Sie kann die Thekenplatte dezent von unten oder beinahe nebenbei von den Kanten ausleuchten. Der saubere, noble Eindruck kann durch passende Oberbeleuchtung sowie das Spiel mit Lichtfarben noch verstärkt werden. Ein Kostenargument gegen diese Mühe gibt es heutzutage nicht mehr. Denn mit LED Leuchtmitteln lässt sich die Thekenplatte zu sehr niedrigen Energiekosten inszenieren.

Empfangsmöbel individuell oder als Standardmodule

Fertige Module für eine Empfangstheke sind auf den ersten Blick preisgünstig. Sie sind für den schnellen Aufbau geeignet, aber nicht für jedes Unternehmen passend. Für den Einsatz von Standardmodulen spricht deren Erweiterungsfähigkeit. Für Firmen, in denen es räumlich gelegentlich Veränderungen gibt, bleibt die Möblierung mit einer modularen Empfangstheke flexibel. Es lassen sich Elemente dazukaufen oder die Teile umstellen. Damit darunter das Material nicht leidet, sollte ein Modul aus robusten Oberflächen bestehen und montagefreundlich aufgebaut sein.

Gegen die Einrichtung mit einer modularen Empfangstheke spricht die unpersönliche Raumwirkung. Vor allem in Büros mit ansonsten individueller Einrichtung sieht ein solches Empfangsmöbel nach wenig Liebe für Details aus. Bei Maßanfertigungen fallen deutlich höhere Kosten an. Dafür bekommt die Praxis, Kanzlei oder Rezeption ein „Gesicht“, das sich langfristig von anderen Thekenbereichen unterscheidet. Eine individuelle Maßanfertigung bietet außerdem Baulösungen, die den vorhandenen Raum millimetergenau nutzen und dabei ein Maximum an Funktionalität schaffen. Der Hersteller einer solchen Empfangstheke hat meist bereits Erfahrung mit Individualwünschen ähnlicher Firmen. Er ist deshalb schon bei der Planung ein kompetenter Berater. Auch Extrawünsche lassen sich bei der Maßanfertigung besser umsetzen als beim Zusammenstellen von Modulen.

Empfangstheke als Chance, auch kleine Räume weiter wirken zu lassen

Längst folgen Möbelbauer dem Wunsch von Privatpersonen und Firmen, trotz üppiger Möblierung einen Raum leicht wirken zu lassen. Vor allem kleine Büros oder dicht möblierte Räume wirken mit der richtigen Empfangstheke größer, heller und somit einladend. Mit solchen Maßnahmen erhält ein Raum mehr optische Weite:

  • Glaskomponenten und der Einsatz von durchsichtigen Kunststoffteilen bringen Glanz und Licht zum Empfangsbereich. Der Spiegeleffekt und die Lichtdurchlässigkeit sehen gleichzeitig besonders elegant und avantgardistisch aus.
  • Helle Möbelfarben, am besten harmonisch mit der Wandfarbe, können als Hochglanzvariante zusätzliche Lichtreflexe und somit Weite zaubern. Auch eine Empfangstheke aus wuchtigem Massivholz sieht dadurch leichter aus.
  • In die Weitenwirkung lassen sich Elemente des Corporate Designs unauffällig einarbeiten. So fällt ein Logo auf der Thekenfront nicht auf, prägt sich aber in Verbindung mit Visitenkarten und der gesamten Farbgestaltung im Raum unbewusst bei den Besuchern ein.

Alternativen zur Empfangstheke

Ist eine Empfangstheke wirklich unverzichtbar? In der modernen Zeit von Unternehmen mit Publikumsverkehr muss diese Frage ganz klar bejaht werden. Kunden erwarten förmlich einen solch praktischen, einladenden Empfangsbereich. Fehlt dieser und hat der Besucher bei Mitbewerbern bereits Erfahrung mit Empfangsbereichen, wird er beim nächsten Anlauf sehr wahrscheinlich die Firma mit der freundlichen Tresenbegrüßung wählen. Auch zum effizienten Arbeitsablauf in Firmen mit Publikumsverkehr gehört das Möbelelement förmlich dazu. Bereits bei Firmengründung sollte deshalb gleich der Empfangsbereich mitgestaltet werden. Denn der erste Eindruck zählt ab dem ersten Besucher. Davon hängt langfristig sogar der gute Ruf eines Unternehmens ab.

Fazit:

Empfangstheken sind als erster Eindruck eines Unternehmens unverzichtbar. Ihre Funktionalität schafft eine effiziente Arbeitsatmosphäre, die Optik Vertrauen und Anmut. Bei der Auswahl kann zusätzlich zwischen flexibel einsetzbaren Fertigmodulen und individuellen Maßanfertigungen abgewogen werden.

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