5 Tipps, wie du Dein Projektmanagement im Unternehmen verbesserst!

Die Arbeitswelt wird immer komplexer und routinierte Arbeitsabläufe werden immer weniger. Dadurch wird im Alltag deutlich häufiger in agilen Teams gearbeitet, die im Rahmen von Projekten Aufgaben lösen und unternehmerische Themen vorantreiben. Damit die Projektarbeit erfolgreich und effizient verläuft, ist es wichtig, schon von Beginn an die richtigen Tools einzusetzen, um Planung, Umsetzung und einen erfolgreichen Abschluss sicherzustellen.

Mit diesen 5 Tipps wird das Projektmanagement in deinem Unternehmen deutlich produktiver und besser!

1. Von Anfang an auf Erfolgskurs - die richtige Planung

Ein Projekt beginnt bereits mit einem klaren Projektauftrag. Eine genaue Klärung am Anfang, welchen Zweck das Projekt verfolgt und über welchen Zeitraum welche Ziele erreicht werden sollen ist die Grundvoraussetzung für eine gute Planung. Nur so können die verschiedenen, an einem Projekt beteiligten Verantwortlichen ihre zur Verfügung stehenden Mitarbeitenden planen und sicherstellen, dass diese auch für den Projektaufwand zur Verfügung stehen. Bereits vor dem Projektstart ist es wichtig, die Eckpunkte genau zu definieren und sich grobe Ziele und eine Vorgehensrichtung überlegen. Liegt diese fest, ist der Umfang des Projekts grob absehbar und die Planung kann finalisiert, abgestimmt werden und dann in die Umsetzung gehen. In einem nächsten Schritt wird ein sauberer Projektplan erstellt, der alle Kapazitäten, Ziele und Meilensteine aufzeigt und Handlungsrahmen für die folgenden Maßnahmen und Schritte sein wird. Die Planung ist dabei eine Phase, die zu Beginn als Projektauftakt stattfindet und bei der alle Beteiligten anwesend sind und die Stakeholder Interessen klar umschrieben und Schritte zur Lösungsfindung geklärt werden.

2. Das Ziel ist der Weg - Endergebnisse gut formuliert

Im Projekt arbeiten viele Personen aus unterschiedlichen Abteilungen zusammen. Alle haben verschiedene Ansichten und werden versuchen, ihre Interessen mal mehr und mal weniger durchzusetzen. Um effektiv arbeiten zu können und das Ziel nicht aus dem Auge zu verlieren, ist eine exakte Formulierung der angestrebten Ergebnisse notwendig. Nur, wer smarte Ziele verfolgt, wird diese auch erreichen. Projekte richten sich immer daran aus, die Lösung zu einem bestehenden Problem zu finden. Im Rahmen des Projektmanagement werden die Ziele darum SMART formuliert. Das bedeutet, dass sie spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind und somit dem Projekt eine klar definierte Handlungsmaxime geben. Nur durch smarte Ziele im Projektmanagement ist gewährleistet, dass die Ergebnisse zu ihren vorgegebenen Zeitpunkten erreicht sind. Die SMARTen Ziele helfen zudem die einzelnen Schritte und Teilziele festzulegen, um so Meilensteine im Projekt zu messen. Klar durchdachte Ergebnisvorstellungen sind monetär, qualitativ und in ihrer Erreichbarkeit messbar und dienen somit auch als Steuerungsinstrument im Rahmen der Projektmanagement-Tools.

SMART Formel Zielvereinbarung Projektmanagement

Es ist wichtig, dass alleangestrebten Ergebnisse in Teilziele aufgeschlüsselt werden. Die Teilziele dienen gleichzeitig als Orientierungsgröße für die einzelnen Meilensteine. Je genauer die Teilzeile definiert sind, desto leichter lassen sich die Verantwortlichen für diese bestimmen. Umso klarer ist außerdem, was innerhalb der einzelnen Projektphasen zu tun ist. Durch die Zwischenziele ist ein regelmäßiger Abgleich möglich. Zudem sind diese Grundlage für das Projektmanagement Controlling.

3. Effektive Zusammenarbeit steigert die Produktivität jedes Einzelnen

Ein gutes, vertrauensvolles Arbeitsklima ist eine Kernvoraussetzung für das Gelingen und die Umsetzung in einem Projektmanagement. Die Personen, die im Projektmanagement mitarbeiten sollten neben ihrer fachlichen Qualifikation auch soziale und kommunikative Kompetenzen mitbringen. Dies stellt eine produktive Arbeitsweise sicher und sorgt für eine gute Kommunikation und Feedbackkultur. Zudem dient ein angenehmes Arbeitsklima im Rahmen eines Projekts für mehr Motivation und sorgt für Spaß daran, Verantwortung zu übernehmen. Zur Atmosphäre gehören nicht nur das Klima und die Führung durch den Projektleiter, sondern auch die räumlichen und finanziellen Mittel, die dem Projektteam an die Hand gegeben werden. Ein vertrauensvoller Umgang miteinander und die gegenseitige Wertschätzung helfen, zwischenmenschliche Beziehungen zu festigen und gleichzeitig Ansehen und Akzeptanz verschiedener Abteilungen im Unternehmen zu fördern. Hierzu gehört auch, dass es dem Projektleiter gelingt, auch unter Stress die Nerven zu behalten und positiv der den angestrebten Ergebnissen gegenüber zu stehen. Neben der bewussten und bedachten Auswahl der einzelnen Team Mitglieder in den Kreisen des Projektes, muss auch die Diversität und Gruppendynamik dieser Einzelcharaktere bedacht werden. Schließlich ist auch ein Teambuilding eine Kernvoraussetzung, auf der die Arbeit im Projektmanagement aufbaut.

Experten sollten genauso mit ihrem Fachwissen und ihrer Umsetzungseigenschaften im Team vertreten sein wie Personen, bei denen die Soft Skills ganz klar überwiegen. Wichtig ist, dass die Diversität, die im Team besteht, auch einen guten Nährboden für Input und Versuche bietet. So sollte im Projektmanagement auch Platz für agiles Arbeiten sein, welches das kreative Denken und kritische Hinterfragen einzelner Projektentscheidungen erlaubt und zulässt. Im Rahmen des Auftakts eines Projekts empfiehlt sich eine Teammaßnahmen, bei der sich alle Teammitglieder vor ihrer Zusammenarbeit einmal kennenlernen. Dies muss keine große Teambuilding Maßnahme mit einem externen Instruktor sein. Vielmehr reicht schon ein gemeinsames Abendessen nach der Arbeit oder ein gemeinsames Frühstück, wo sich alle in ungezwungener Atmosphäre austauschen kann. Der Projektleiter sollte im Rahmen eines solchen Auftakts das Vorhaben und die Ziele vorstellen und die Grundlagen und Spielregeln für die Zusammenarbeit festlegen. Vor allem sollte der Projektleiter die Rahmenbedingungen für eine gute und regelmäßige sowie offene Kommunikation schaffen. Diese sollte auch vom Projektleiter und allen am Geschehen Beteiligten gelebt werden und auch Platz für konstruktive Fragen und Feedbacks erlauben.

4. Die Aufgaben und Meilensteine definieren

Alle Aufgaben und Arbeitspakete müssen klare Lösungsschritte aufzeigen. Um die einzelnen Meilensteine zu erreichen, sind klare Aufgabenbeschreibungen wichtig. Nur, wenn die Aufgaben in ihrem Umfang klar definiert sind, können die Profile derer erstellt werden, die diese aufgrund ihrer Kompetenzen und Qualifikationen übernehmen. Verantwortlichkeiten für die einzelnen Arbeitspakete und deren Erfüllung müssen schriftlich festgelegt werden und genau definiert sein. Schon in der Planungsphase muss der Projektleiter die Dringlichkeit der Verantwortung klar machen und klare Verhältnisse schaffen, wer was bis wann zu erledigen und zu verantworten hat. Dazu gehört eine genaue Festlegung, wer wem unterstellt ist und an wen berichtet. Verantwortlichkeiten sollten nie doppelt belegt werden. Lediglich ein Mitglied aus dem Team ist für die Erfüllung einer Aufgabe verantwortlich. Die Darstellung in einem Organigramm kann hilfreich sein, um die Wichtigkeit der Einhaltung noch einmal für alle zu visualisieren und zu verdeutlichen. Alle Aufgaben müssen zudem mit ihrer Erfüllung zeitlich terminiert sein. Das ist besonders wichtig, wenn Projekte lange Zeit andauern, um zu vermeiden, dass die Aufgaben, die parallel laufen, auch wirklich alle abgeschlossen sind, wenn diese zusammenlaufen. Regelmäßige und festgelegte Meeting-Zyklen des Projektteams helfen dabei, die Meilensteine zu definieren und motivieren gleichzeitig, die Aufgabenerfüllung in den Zeiträumen dazwischen anzugehen und fristgerecht umzusetzen.

5. Projektmanagement-Tools gekonnt einsetzen

Gewisse Projektmanagement-Tools sichern die Umsetzung des Vorhabens – vorausgesetzt: Diese werden richtig kombiniert und eingesetzt. Zu den Tools gehören zum einen die Dokumentation und die Kontrollfunktionen. Ein Management Plan und eine detaillierte Übersicht, über die den einzelnen Meilenstand helfen, die volle Kontrolle zu behalten und bei drohender Nichterreichung der Zielvorgaben Maßnahmen einzuleiten. Hier sollten auch konkrete Budgetpläne für die einzelnen Teilschritte aufgezeigt werden. So sind diese sichtbar und es drohen am Ende keine bösen Überraschungen, weil zu viel Geld in falsche Aufgaben geflossen ist. Bei der Planung heißt es ein gutes Tempo vorzugeben, wobei der Faktor Zeit auch nicht aus den Augen verloren werden sollte. Nur so bleibt jeder Herr oder Frau der Lage und die Risiken werden über den gesamten Projektprozess minimiert. Zudem zeigen sich mögliche Risiken schneller auf und das Controlling des Projekts kann diesen frühzeitig und effektiv entgegenwirken. Alle Teilschritte des Projektes sollten sorgfältig evaluiert werden. So kann das Projekt zu jedem Zeitpunkt adaptiert werden. Das stellt auch die agile und produktive Arbeitsweise sicher, die die Motivation steigert und aufrechterhält. Ein Projektplan selbst ist dabei ein Tool, das zu keinem Zeitpunkt in den Stein gemeißelt ist, sondern vielmehr flexibel angepasst werden kann. Natürlich sind die Zielvorgaben ernst zu nehmen und die Zeitrahmen dennoch einzuhalten. Die gewünschten Endergebnisse sollten nicht vor den Maßnahmen verändert werden. Denn es gilt: Erst, wenn die Maßnahme nicht schritt halten, müssen die Zielvorgaben angepasst und überdacht werden. Zur Hilfe dienen Projekt Zusammenfassungen, die den Verlauf genau aufzeigen. Alle Arbeitsabläufe sollten ebenfalls genau dokumentiert werden, dies garantiert die Qualität in der Umsetzung und hilft bei einer Anpassung der entsprechenden Maßnahmen. In Zeiten der Digitalisierung sollte auch das Projektteam mit mobilen und agilen Mitteln ausgestattet sein. Hierzu gehören eine funktionierende Technik und Projektmanagement Software ebenso wie die Rahmenbedingungen für kreatives und ungestörtes Arbeiten. Flipcharts und Co sind Material von gestern wohin gegen Whiteboards und Scrum die optimalen Lösungen sind, damit Projekte anschaubar visualisiert werden und auch sichtbar für alle bleiben. Ein täglicher Blick auf das Whiteboard zeigt, welche Aufgaben zwischenzeitlich erfüllt worden sind und auf welche gerade gewartet wird. Das macht die Arbeit der einzelnen Verantwortlichen transparent und schafft Vertrauen. Neben diesen Mediä sollte auch eine gute Software eingesetzt werden, die es dem Projektteam ermöglicht, Dokumente und Inhalte zu teilen und für andere zugänglich zu machen. So haben alle stets Zugang zu den Dokumenten und auch die Dokumentation des Projektmanagements kann an einem zentralen Ort gesammelt und publiziert werden. Wichtige Voraussetzung für das erfolgreiche Gelingen eines Projekts ist, dass Menschen, ihre Skills und die Voraussetzungen zusammenpassen. Ein guter Projektmanager erkennt in diesen die Ressourcen und formuliert Ergebnisse, die SMART sind und die Gesamtmotivation in der Umsetzung fördern. Projektmanagement ist eine Arbeitsweise, die auch in traditionellen Unternehmen immer stärker zum Einsatz kommt, um der komplexen, digitalen und schnell lebigen Welt entgegenzutreten und wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie ist Bestandteil der Unternehmenskultur und findet Ermöglicher, die die Rahmenbedingungen hierfür schaffen und fördern.