10 Gründe, warum jedes Unternehmen unbedingt ein CRM System braucht

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Die Begriffe CRM System und CRM Software schwirren immer wieder durch das Netz. Meist in Verbindung mit dem weit umfassenden Fachgebiet »Marketing«. Jedes Unternehmen mit Kunden, welches diese bestmöglich betreuen möchte, braucht ein CRM-System. Da stellt sich die Frage: Was ist das und was bedeutet der Begriff? Weit interessanter aber ist der Einsatzbereich und welche Vorteile ein geeignetes CRM-System zu bieten hat.

Was ist ein CRM System?

CRM heißt »Customer Relationship Management« und führt seine Funktion bereits im Namen. Kundenbeziehungen pflegen und ausbauen ist die grundlegende Aufgabe eines CRM-Systems. Es geht darum, die bestehenden Kunden besser kennenzulernen und neue Kunden zu gewinnen. Da werden im Laufe der Zeit viele Daten gesammelt, die in einem CRM-System eine gut sortierte Heimat finden. Kein Unternehmen kann und sollte auf Dauer diese so unerlässliche Datensammlung aus den unterschiedlichen Bereichen innerhalb des Unternehmens einer Excel-Tabelle überlassen. Besonders in der heutigen Zeit, in der massenhaft Werbebotschaften auf vielen Kanälen zu den Menschen gelangen, ist Individualisierung der Ansprache enorm wichtig. Direkte Ansprache, wertvolles Wissen über die Vorlieben der Kunden. Dadurch ist das Unternehmen immer mit einem Ohr am Puls der Zeit.

Zehn gute Gründe für den Einsatz eines CRM-Systems

1. Eine für Viele: die zentrale Datenbank

Mit einer zentralen Datenbank im Unternehmen haben sämtliche Mitarbeiter Zugriff auf die hinterlegten Kundendaten im CRM-System. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Daten in einer Cloud oder auf einem internen Server liegen. Übersicht über die Daten und die Verknüpfung mit anderen relevanten Software-Systemen (Warenwirtschaft, Buchhaltung, Archivierung und Office) macht die Datenbank zum Herz des Unternehmens. Besonders dann, wenn die Abteilungen und die Mitarbeiter zugreifen können und somit die Aktualität gewährleisten. Der Zugriff auf die Datenbank sollte auch von unterwegs über mobile Hardware möglich sein, sonst geht der Sinn ein wenig verloren. Beispiel, Messen und Kongresse. [caption id="attachment_74422" align="aligncenter" width="1920"]hubspot-systemintegrationen (Quelle: https://www.netpress.de/de/hubspot)[/caption]

2. Wer ganz ohne Probleme wachsen will

Organisch und stetig zu wachsen ist das Ziel der meisten Unternehmen. Umso wichtiger ist es, ein CRM-System zu wählen, das mitwachsen kann. Die Mitarbeiterzahl steigt an, die Abteilungen wachsen und die Anzahl der Kunden nimmt zu. Mit einem CRM-System ist das mühelos zu bewältigen. Sämtliche Prozesse innerhalb des Unternehmens können so von Anfang an miteinander verknüpft werden und es entgehen keiner Abteilung mehr relevante Einträge und Updates, besonders über Kunden und Kundengespräche.

3. Nie mehr doppelt gemoppelt

Ohne den Einsatz eines CRM-Systems können die Kundendaten, die in den verschiedenen Abteilungen zusammengetragen werden, zu vermehrten Schweißausbrüchen führen. Besonders dann, wenn Kunden doppelt angelegt sind, oder wichtige Informationen aus Kundengesprächen nicht am vorgesehenen Ort stehen. Dubletten werden nicht erkannt, Informationen sind eventuell veraltet und niemand kann feststellen, wann der letzte Kundenkontakt war. Der Einsatz eines Kundenmanagement-Systems kann Probleme dieser Art vermeiden. Das Erkennen von Dubletten ist Standard bei CRM-Systemen. Doppelt eingegebene Daten werden automatisch bereinigt. Und, es gibt nur einen Ort, an dem relevante Informationen zum Kunden eingetragen werden können.

4. Einfacher und motivierender für die Mitarbeiter

Innerhalb eines Unternehmens sind in den verschiedenen Abteilungen diverse Software-Programme im Einsatz. Das kann verwirren, viel Zeit kosten und zu einer Fehlerquelle werden. Ein CRM-System, einmal eingeführt und geschult, macht die Mitarbeiter nicht nur glücklicher, sondern auch motivierter Daten und Infos einzupflegen. Abgesehen davon, dass sie ihre Kunden besser kennenlernen und betreuen können.

5. Details und Wissen für alle

Nichts geht mehr verloren, wenn Daten in ein CRM-System eingegeben werden. Durch Übersicht bei der Ablage und perfekte Strukturierung können mit der Suchfunktion Informationen leicht und zügig gefunden werden. Zugänglich für alle, die mit den Kunden des Unternehmens zu tun haben. Werden in einem Unternehmen mehrere Zielgruppen und -Kunden betreut, kann es sehr wertvoll sein, auch die Kunden des Kollegen aus der anderen Abteilung zu kennen. eugen-kuessner-hubspot-crm

6. Der Kunde profitiert

Oh ja, auch die Kunden profitieren durch die Einführung eines CRM-Systems. Besonders im Support oder im Call-Center ist es sehr von Vorteil, wenn unmittelbar gesehen wird, wann der letzte Kundenkontakt war. Wenn das Anliegen sofort klar ist, fühlt sich der Kunde ernst genommen und er weiß den schnellen Service sehr zu schätzen. Das spricht sich herum und die Gefahr Kunden zu verlieren ist gering.

7. Marketing, Automation und Verkauf

Der Nutzen eines CRM-Systems liegt nicht nur in der gut sortierten und gepflegten Datenbank. Mit den dort hinterlegten Informationen lassen sich hervorragend Marketing-Kampagnen planen und durchführen. Die Kunden können im System segmentiert werden und personalisierte Inhalte für Sales-Mitarbeiter und die Marketing-Abteilung bereitgestellt werden. Daten wie das Kaufverhalten, etwaige Präferenzen und demografische Informationen erleichtern die direkte Ansprache und führen zu mehr Erfolg. Durch diese Angaben können Automationen (zum Beispiel im Newsletter) eingerichtet werden, Verkaufstrichter erstellt, verwaltet und gewinnbringend genutzt werden. eugen-kuessner-hubspot-workflow

8. Finanzen, Geldgeber und Konkurrenz

Die Einführung eines ausbaufähigen und umfassenden CRM-Systems ist mit einer größeren finanziellen Investition verbunden. Das kann so manchem Firmeninhaber den Schweiß auf die Stirn treiben. Letztendlich lohnt sich die Anschaffung aus diversen besonders guten Gründen. Die Personalkosten sinken durch mehr Effizienz der Mitarbeiter. Die Fehleranfälligkeit verschwindet mehr und mehr. Der Kunde wird gläserner, seine Potenziale werden besser erkannt und können in gezielte Kampagnen geleitet werden. Das steigert den Umsatz und die Amortisation der anfänglichen Kosten ist schnell erreicht. Werden Investoren und Geldgeber für ein Unternehmen oder für ein Projekt gesucht, überzeugt der Einsatz eines CRM-Systems Investoren, wenn auf Knopfdruck relevante Daten über Kunden und Aktivitäten erstellt werden. Doch nicht nur das spricht für den Einsatz, sondern auch die Konkurrenz. Wer setzt eine CRM-Lösung ein und welchen Vorteil bringt dies auf dem Markt? Da heißt es Schritt halten und mit Hilfe der CRM-Software individuelle Lösungen und Serviceleistungen für die eigenen Kunden und Interessenten erarbeiten.

9. Der totale Überblick

Ein CRM-System kann aber noch weit mehr als Segmentierung, Datenerfassung und Umsatzsteigerung. Projektmanagement, Zeit- und Kostenerfassung, Aufwandsplanung, Ressourcenplanung und, und, und. Tägliche, stündliche oder sogar minütliche Auswertungen sind möglich. Der totale Überblick, nichts geht dem Controlling durch die Lappen. Es ist zum Teil möglich, damit in die Zukunft zu schauen. In die Zukunft kommender Kampagnen und in die Zukunft fälliger Entscheidungen. Die Auswertungen sind dafür eine perfekte Grundlage. [caption id="attachment_74425" align="aligncenter" width="1025"]Marketing-ReportingDash-3 (Quelle: HubSpot)[/caption]

10. Bauch versus Kopf

Während sich der Kopf eventuell noch bei den nackten Zahlen aufhält und mit den Kosten und dem Budget hadert, hier ein paar intuitive Fragen: Sollen die Abteilungen weiterhin mit Excel-Tabellen oder unterschiedlichen Softwarepaketen arbeiten und sich das Unternehmen der Gefahr verlorener wichtiger Kundeninformationen aussetzen? (NEIN, oder?) Ist die Übersicht über Projekte, Kosten und letztendlich über den Zielmarkt nicht eine perfekte Möglichkeit zu expandieren und gezielter Umsatz zu generieren? (JA, oder?) Werden diese Fragen mit NEIN und JA beantwortet, dürfte der Anschaffung eines CRM-Systems nichts mehr im Wege stehen. Außerdem gibt es auf dem Markt bereits sehr umfangreiche modular aufgebaute Systeme, bei denen die Kosten übersichtlich sind und erst mit den Aufgaben mitwachsen.

Welche Software-Lösungen gibt es?

Kurz gesagt: Es gibt enorm viele Anbieter auf dem Markt. Von Software für kleinere Unternehmen bis hin zu Konzern-Lösungen. Deshalb sollte vor der Anschaffung ganz klar und genau definiert werden, wo das Unternehmen steht und wo die Reise hingehen soll. Grundsätzlich können (und sollten) CRM-Lösungen vorab getestet werden. Außerdem ist es wichtig zu schauen, welche Features integriert sind. Hier werden zwei potenzielle Anbieter vorgestellt:

1. HubSpot CRM

Diese Lösung eignet sich aufgrund seiner hervorragenden Funktionen und zeitsparenden Tools hervorragend für Vertriebsprofis. Aber auch für Marketingteams, die Leads in einer Datenbank erfassen, verfolgen und ausbauen möchten. HubSpot bietet eine 100% kostenlose Version ihrer Software mit der Möglichkeit, ein Upgrade durchzuführen und Zugriff auf ihre gesamte Sammlung von Marketing-Tools zu erhalten. Das ist geradezu perfekt für Einsteiger, die wachsen möchten. 1024px-HubSpot_Logo.svg Hier die wichtigsten Hauptmerkmale:
  • E-Mail- und Lead-Pflege Es können kostenlose, personalisierte E-Mails versendet werden und die Ergebnisse mit einem integrierten Analysewerkzeug verfolgt werden.
  • Kontaktorganisation und -verwaltung Der eigene E-Mail-Posteingang kann mit dem CRM verbunden werden und dadurch die Kontakte automatisch an einem Ort synchronisiert und organisiert werden.
  • Über 300 Integrationsmöglichkeiten Bereits vorhandene Technologien und Software kann integriert werden, um mehr Funktionalität aus den Tools herauszuholen.
  • Live-Chat und Chatbots Den Kunden können durch Support-Tickets, Produktivitätstools und Sofort-Chat-Funktionen schneller und besser geholfen werden.
  • Daten zur Vertriebspipeline Vertriebsleiter können sich ihre gesamte Vertriebspipeline mit Einblicken in die Vertriebsaktivität und die individuelle Leistung anzeigen lassen.
Weitere Vorteile:
  • Ein kostenloser Plan, der jederzeit aktualisiert werden kann.
  • kann in vorhandene Verkaufs- und Marketing-Suiten integriert werden. Zu Live-Chat, Webseiten, E-Mail-Marketing, Anzeigenverwaltung, Dokumentenverwaltung und mehr.
  • Kostenloses E-Mail-Marketing und Listensegmentierung.
  • Für Teams ist ein E-Mail- und Konversations-Posteingang für den Zugriff auf alle Nachrichten an einem Ort möglich.
  • Ein großartiger Form Builder zum Erfassen von Lead-Informationen ist integriert.
  • Anzeigenverwaltungstools zur Verfolgung des ROI über bezahlte Kampagnen bei Google, Facebook, Instagram, LinkedIn usw.
Die Hubspot-Preisgestaltung: HubSpot CRM bietet einen kostenlosen Plan, der bereits viele großartige Funktionen bietet. Es kann jederzeit ein Upgrade auf einen der kostenpflichtigen Pläne gemacht werden. Von 0 bis zu vierstellig im Monat ist alles möglich. Eine hervorragende Plattform mit nahezu allen Möglichkeiten.

2. ZOHO CRM

Mit Zoho CRM lassen sich wichtige Verkaufs- und Marketingmöglichkeiten verfolgen und die Conversion-Raten erhöhen. zoho-crm Die Hauptmerkmale von ZOHO:
  • Advanced CRM Analytics Integriert die Daten und leitet daraus umsetzbare Erkenntnisse ab.
  • AI-Powered Sales Assistant Zoho hilft Verkaufsteams, Entscheidungen basierend auf dem Kundenprofil zu treffen und Anomalien zu erkennen.
  • Leistungsmanagement Mit Funktionen wie Gamification, Berichterstellung, Umsatzprognose und Gebietsverwaltung kann das Beste aus den Investitionen für das Unternehmen herausgeholt werden.
  • Sales Enablement Hilft dabei, Preisangebote zu erstellen und auf Verkaufsskripte zuzugreifen.
  • Prozessmanagement Ermöglicht dem Team, jeden Schritt des Verkaufsprozesses mit Sales Builder- und Verarbeitungsregeln darzustellen.
Weitere Vorteile:
  • Omnichannel-Kundensupport per Telefon, Live-Chat, E-Mail und Social Media und Automatisierung auf hohem Niveau. Sehr anpassbar durch Integration von mehr als 100 Drittanbietern, darunter LinkedIn, Zapier, E-Mail-Integrationen wie Google und Outlook und mehr.
  • Skalierbar und 15 Tage kostenlose Testphase.
  • Bietet eine mobile Version (für kostenpflichtige Pläne).
  • Gewährleistet Datensicherheit, Integrität und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
  • Mehrsprachig.
Die ZOHO-Preisgestaltung:
  • Hat einen kostenlosen Plan für bis zu 3 Benutzer.
  • Bietet drei Bezahl-Optionen (Standard-Version, Professional-Version und Enterprise-Version) an, die jeweils pro Nutzer und Monat berechnet werden.

Fazit

Durch die vielen Möglichkeiten Marketing (online, offline) zu betreiben und der dadurch entstandenen Differenzierung der Zielgruppenansprache ist ein Unternehmen ohne CRM kaum mehr denkbar. Das Kundenmanagement lässt sich durch ausgeklügelte CRM-Software perfekt einrichten und überwachen. Jede relevante Abteilung ist immer bestens informiert. Einer der wohl wesentlichsten Pluspunkte für den Einsatz einer Software (HUBSPOT CRM etc.) ist die Option Warnzeichen sofort zu erkennen und darauf schnell zu reagieren. Warnzeichen bei Budgetüberschreitung oder bei rückläufigen Kundenantworten auf Kampagnen. Die Kunden selbst erwarten von den Unternehmen, bei denen sie Kunden sind, eine individuelle Ansprache und entsprechende Angebote.

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